Возможности системы Shelter

Система управления гостиницей решает следующие крупные задачи:

• автоматизация служб бронирования и размещения,
• управление внутренними ресурсами гостиницы,
• поддержка единой системы безналичных платежей для гостей и клиентов,
• автоматизация текущей деятельности,
• ведение базы данных гостей,
• многофакторный анализ деятельности гостиницы,
• взаимодействие с другими системами.

Система управления гостиницей Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя.

Система Shelter состоит набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы.

Этими рабочими местами могут, например, быть:

Портье

• информация о предстоящих заездах и выездах
• информация о наличии мест в гостинице
• информация о состоянии счетов гостей
• ввод данных о заездах (check-in, check-out)
• размещение гостей
• текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер)
• резервирование (индивидуальное, служебное)
• информация о текущей загрузке и количестве брони на будущие периоды
• информация о количестве и типе заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей
• информация о внесении депозитов за бронь
• работа со счетами гостей и клиентов
• внесение информации об оказанных услугах и платежах по ним на счета гостей
• печать и выставление счетов клиентам
• создание мастер-фолио
• информация обо всех платежах и услугах
• печать дневных отчетов
• доступ к архиву счетов
• возможность ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса
• при установке системы в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги, возможно ведение истории болезни гостя
• для иностранных гостей предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля

Отдел бронирования

• резервирование (индивидуальное, групповое, служебное) по типу комнаты или по комнате, отмена резервирования
• печать подтверждений по брони
• информация о внесении депозитов за бронь
• анализ текущей и ожидаемой загрузки
• просмотр истории гостя

Бухгалтерия, участок работы со счетами гостей и клиентов

• разнесение безналичных платежей по счетам гостей и клиентов
• анализ расчетов с компаниями и турагентствами
• выставление счетов к оплате
• получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы
• доступ к архиву счетов

Офис руководителя хозяйственной службы отеля (housekeeping)

• управление службами сервиса гостиницы
• контроль состояния номерного фонда
• информация о санитарном состоянии номеров
• автоматизация управления персоналом - службой горничных
• организация бюро находок
• получение отчетов о работе сервисных служб
• ведение справочника номеров и индивидуальных особенностей комнат
• анализ текущего состояния номеров
• управление статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи)
• прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или ремонта и пр.)

Офис системного администратора

• управление интерфейсом с системой R-Keeper

• управление интерфейсом с телефонной станцией

• информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должно поддерживаться телефонной станцией)

• управление интерфейсом с кабельным телевидением

• информация о сеансах просмотра платного телевидения

• настройка под любую телефонную станцию любой емкости

• поддержка архивов всех произведенных телефонных переговоров

• настройка прейскурантов на различные внешние линии

• управление телефонной станцией: подключение телефона при въезде гостя и отключение при выезде

• подготовка отчетно-финансовых документов для бухгалтерии

Офис финансового директора

• ведение справочников предоставляемых услуг
• определение пакетов услуг
• определение типов, стоимости и индивидуальных особенностей номеров
• определение тарифов и возможность их связи с временными периодами
• определение типов и категорий гостей
• получение текущих отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый баланс; оборотно-сальдовый баланс по фолио; обороты по операциям; книга регистрации счетов-фолио с расшифровкой; обороты по операциям с расшифровкой; список транзакций за любой период; загруженность номерного фонда за период; отчет по группам (организациям); отчет по тарифам
• изменение расценок на те или иные гостиничные услуги
• управление пакетами услуг и их тарифами
• управление справочником типов номеров
• получение отчетов всех видов и т.д.

Касса

• расчет с гостями за предоставленные услуги по проживанию
• полный расчет за услуги, предоставленные гостю за весь период проживания
• расчет с гостями за дополнительные услуги
• прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но и посторонним людям
• возврат денег
• все расчеты с гостями производятся с выдачей фискального документа